Zur Benutzung berechtigt sind alle Personen, die persönlich eine Benutzerkarte ausgefüllt haben. Die Bibliothek kann die Vorlage eines Ausweises verlangen. Änderungen der persönlichen Daten sind umgehend der Bibliothek anzugeben. Die Benutzung der Bibliothek ist gebührenfrei.
Der in Freihandaufstellung zugängliche Bestand kann an den Arbeitsplätzen der beiden Bibliotheksräume benutzt werden. Bücher aus dem Magazinbestand werden auf Bestellung bereitgestellt. Es besteht kein Anspruch auf sofortige Ausführung der Bestellung.
Kopien können zum Preis von 10 Cent je Blatt DIN A4 angefertigt werden.
Alle Bücher und Materialien, die nach 1800 erschienen sind, können ausgeliehen werden. Von der Ausleihe ausgenommen sind: Allgemeine und fachliche Nachschlagewerke, wissenschaftliche Bibelkommentare,ungebundene Materialsammlungen, aktuelle Predigtliteratur. Über die Ausleihe älterer Bücher entscheidet gegebenenfalls die Bibliotheksleitung.
Ausleihe und Rückgabe von Büchern oder Materialien muss direkt in der Bibliothek des Priesterseminars im Bistumshaus St. Otto erfolgen.
Die Zahl der auszuleihenden Bücher und Medien ist grundsätzlich nicht beschränkt. Jedoch kann die Bibliothek im Interesse anderer Nutzer eine Begrenzung der Ausleihe bei häufig verlangter Literatur vornehmen.
Die Leihfrist beträgt in der Regel 2 Wochen bei katechetischer Literatur und Medien, 4 Wochen bei theologischer Literatur, Sachbüchern und Belletristik. Gegebenenfalls kann eine Sondervereinbarung getroffen werden. Im Interesse aller Nutzer wird die Leihfrist persönlich vereinbart. Das Rückgabedatum auf dem Fristzettel ist verpflichtend und unbedingt einzuhalten.
Eine Verlängerung kann rechtzeitig vor Ablauf der Leihfrist - auch telefonisch oder per e-mail - vereinbart werden, sofern keine Vorbestellung vorliegt. Die Verlängerung kann jedoch bei Bedarf von der Bibliothek zurückgenommen werden. Nach einer zweiten Verlängerung ist eine weitere nur in Ausnahmefällen möglich.
Bei Überschreitung der Leihfrist oder der Verlängerung wird bei telefonischer oder schriftlicher Erinnerung eine Mahngebühr erhoben.
Die Weitergabe der ausgeliehenen Bücher und Materialien an Dritte ist nicht erlaubt.
Der Freihandbestand ist in Sachgruppen aufgestellt, die durch farbige Signalstreifen und die Nummer der Gruppe auf den Rücken der Bücher kenntlich gemacht sind. Innerhalb der Sachgruppe erfolgt die Aufstellung alphabetisch nach dem Namen von Verfasser oder Herausgeber. Eine Aufstellung der Sachgruppen ist angeschlagen, die sachliche Bezeichnung und die Nummer der Gruppe ist am Regal angegeben.
Der gesamte Bestand der Bibliothek des Priesterseminars ist in Kartenform in einem alphabetischen Formalkatalog (enthält Verfasser oder Herausgeber, gegebenenfalls auch Sachtitel oder Körperschaft) und in einem Schlagwortkatalog erschlossen.
Seit Anfang 1997 werden alle Neuerwerbungen durch EDV erfasst; sie können ebenso wie sämtliche Zeitschriften im gemeinsamen Online-Benutzerkatalog (OPAC) der Bamberger Bibliotheken (im Rahmen des Bibliotheksverbundes Bayern) gesucht werden. Der Bestand der Bibliothek des Priesterseminars ist am Lokalkennzeichen 0159 vor der Signatur erkennbar.
Die Benutzung des OPAC ist in der Bibliothek des Priesterseminars für Bibliotheksbesucher in Abstimmung mit dem Bibliothekspersonal möglich. Bücher, die weder im Bestand der Bibliothek des Priesterseminars noch in den anderen Bamberger Bibliotheken vorhanden sind, können bei der Fernleihstelle der Universitätsbibliothek bestellt werden.
Für den Bereich der Katechetischen Bibliothek stehen zusätzlich thematisch geordnete Karteien zur Verfügung, über deren Benutzung die Mitarbeiterinnen der Bibliothek informieren: